إن أساس فكرة التعليم عن بعد تبنى على التواصل عبر الإنترنت عن طريق موقع التعليم عن بعد التابع لموقع الجامعة.

ولتحقيق ذلك يتم التواصل مع الطالب على مرحلتين .

• المرحلة الأولى: التعرف على الجامعة وخدمات المركز :

بعد الافتتاح الرسمي للموقع، حيث يتم التسجيل مباشرة بموقع المركز على الإنترنت باتباع الخطوات التالية :

•  يقوم المختص في المركز برصد وإضافة كافة البيانات عن الجامعة والخدمات والتخصصات التي تقدمها وكذا نبذة مختصرة عن الكادر الأكاديمي في الجامعة وكذا المناهج والمقررات والكليات والأقسام وكافة المعلومات التي تهم الطالب، وتحميل كل ذلك في موقع المركز .

•  يسمح لزائر الموقع أن يسجل اسمه وبعض البيانات المهمة عنه ويدخل إلى الموقع كضيف GUEST بحيث يمكنه تصفح كافة المعلومات التي تهمه كما يمكنه إرسال كافة الاستفسارات والاقتراحات عبر الموقع حيث يقوم مشرف الموقع بدوره بالتواصل معه والإجابة عن كافة التساؤلات المطروحة.

•  عند اقتناع الطالب أو رغبته في التسجيل في الجامعة لدى مركز التعليم عن بعد فإنه يقوم بتعبئة (استمارة طلب الالتحاق) الموجودة في الموقع إلكترونياً ويرسلها عبر الموقع إلى إدارة المركز في الجامعة، كما يقوم باستخراج نسخة أخرى منها ويقوم بتعبئتها ويرفق بها كافة متطلبات التسجيل المذكورة في فقرة القبول والتسجيل.

•  يقوم الطالب بزيارة الجامعة لاستكمال إجراءات القبول والتسجيل .

•  يصدر قسم القبول والتسجيل في الجامعة للطلاب المقبولين، البطاقة الجامعية ورقم القيد الخاص بكل طالب .

•  يعطى الطالب المسجل في المركز اسم مستخدم USER NAME وكلمة مرور PASSWORD خاصة به، مبينة في البطاقة الجامعية، حيث يتمكن بواسطتها من الدخول إلى الحيز المخصص له ضمن موقع المركز والذي يحوي كافة المعلومات الخاصة بالطالب و يمكنه التمتع بكافة الامتيازات التي تعطى للطلاب المسجلين في المركز.

•  لا يجوز لغير الطالب المعني الإطلاع على هذه البيانات إلا بإذنه وعلى مسؤوليته الخاصة .

• ما بعد التسجيل:

بعد التسجيل واستلام البطاقة الجامعية و المقررات الدراسية، يتم عمل الآتي:

يعبي كل طالب استمارة خاصة تحوي كل البيانات المطلوبة للوصول إليه من العنوان وأرقام الهواتف والفاكس والبريد الالكتروني.

•  للحرص على أفضل وأسهل طرق التواصل بين الطلاب والجامعة، يلزم الطلاب من استخدام البريد الالكتروني المحدد لهم من الجامعة وسيتحمل الطالب مسؤولية تقصيره في ذلك.

•  وحتى يتعود الطلاب على استخدام الانترنت والبريد الالكتروني، يتم إشعار الطلاب بكافة المستجدات التي تهمهم عن طريق التواصل معهم بالبريد الالكتروني مع استخدام الهاتف والفاكس مؤقتا.

•  يعقد المركز دورة مجانية على استخدام الحاسب والبريد الالكتروني لطلاب المركز مرة في كل عام للطلاب المستجدين، بهدف تحسين قدراتهم على التواصل مع المركز عن طريق الانترنت، بحيث تكون هذه الدورة من ضمن المتطلبات لطالب التعليم عن بعد لابد من اجتيازها .